自己用的小工具，和一群人要用的系統，是兩回事
兩者的差別在系統之外：資料的狀況、流程中的例外，以及部門之間的關係。
適合直接以 AI 製作的情況
整理個人報價的小工具、合併幾份 Excel 的程式、提醒追款的清單，這類需求很適合直接以 AI 製作，無需外部協助。
原因在於使用者只有一位。資料由本人掌握，規則由本人決定，哪裡不順手本人最清楚，做壞了重來也不影響他人。在這種情況下，AI 是很好的工具。
情況的轉變，通常發生在這個工具要推廣給全公司使用的時候。
多人共用時，多出來的三件事
資料並不完整
個人的資料，本人知道哪裡有問題。公司的資料累積多年、經過許多人的手，很少有人掌握全貌。常見的狀況包括：
- 同一家客戶有三種寫法，有的有統一編號，有的沒有。
- 品號的編碼方式換過兩次，舊資料沒有全部更新。
- 重要的規則寫在備註欄裡，例如某客戶月結、十二月需提前。
- 部分數字原本就對不起來，一直靠承辦人記得差異所在。
新系統上線的第一天，這些狀況會全部浮現。使用者在系統裡查到一筆明顯有誤的資料，對其他查詢結果的信任也會跟著下降。
場景有許多例外
流程圖上，每個步驟都有箭頭指向下一步。現場的實際情況則包括：
- 客戶臨時更改數量，貨物已出了一半。
- 負責簽核的人請長假，代理人沒有明確指定。
- 某位老客戶多年來都以口頭下單。
- 某個步驟依規定要執行，實務上多半是事後補登。
這些例外屬於日常的一部分。系統若只處理正常的流程，使用者一天會遇到數次無法操作的情況，之後便會繞過系統。
部門之間有長期的矛盾
這一點較少被提起，卻經常決定成敗。
業務希望接單越快越好，規格可以稍後確認。生管希望規格確定後再排程。會計希望每一筆都有單據。倉庫希望先出貨。各部門的立場都有道理，這些拉扯存在多年，靠彼此的默契與退讓維持平衡。
系統會把規則固定下來。原本有彈性的地方，需要一個明確的答案：誰先、誰後、由誰決定。這等於重新分配部門之間的權責與工作量。這一點如果沒有事先處理，原本由默契維持的矛盾，容易在系統上線時浮上檯面。
另一種常見的情況是：新系統讓甲部門增加輸入的工作，受益的是乙部門取得較準確的報表。甲部門缺乏配合的誘因，這是合理的反應。
功能完成並開放使用，通常還不夠
完成功能、提供網址與帳號、發布公告請同仁開始使用，這個做法適用於個人工具，用在組織裡則成效有限。常見的結果是沒有人反對，使用的人卻逐漸減少。
組織內的系統，導入順序的安排相當重要。
導入順序的常見安排
- 讓一個部門先得到好處。選擇困擾最明顯、也最願意嘗試的部門，先完成對該部門有幫助的那一段。這個部門省下工作之後，會成為推動的助力。
- 先整理主檔，再處理交易。客戶、品項、廠商等基本資料先整理，並確定維護者。歷史資料可以分批帶入，或僅供查詢。
- 新舊做法並行一段時間。使用者保有退路。並行期間也是發現例外的時機，這段時間浮現的問題比訪談更貼近實況。
- 例外先以人工處理，稍後再納入系統。觀察一段時間，確定屬於常態再開發。許多例外一年只發生一兩次。
- 涉及部門分工的決定，由有權決定的人來做。這類決定不適合由開發系統的人代為判斷，也不適合交給 AI。
- 一次只推進一步。前一段穩定之後，再開始下一段。進度較慢，每一步都站得穩。
分工的方式：AI 在寫程式這一段幫得上忙。安排順序、聽出部門之間沒有明說的顧慮、判斷哪些例外值得開發，則需要一位在現場、同仁也願意坦白溝通的人。
常見問題
可以用 AI 自己開發公司的內部系統嗎？
視使用者而定。只有一個人或兩三個人使用的工具，很適合以 AI 製作。多個部門共用的系統，寫程式只是其中一部分，成敗多半取決於資料整理、流程協調與導入順序，這些需要有人到現場處理。
系統功能都做好了，為什麼同事不用？
常見的原因有三個：舊資料沒有整理，系統裡查到的內容不可信；系統要求的做法與現場實際的做法不同；使用系統讓某個部門增加工作，受益的卻是其他部門。這三項都與功能多寡無關。
系統導入應該從哪個部門開始？
通常從困擾最明顯、也最願意嘗試的部門開始，並且先做對該部門自身有幫助的那一段。第一個部門確實省下工作之後，其他部門會比較願意加入。
舊資料很亂，要先整理完才能上系統嗎？
不必全部整理完，需要先決定哪些資料是系統的依據。常見的做法是先整理主檔，例如客戶、品項、廠商，歷史交易則分批帶入或僅供查詢。