待過的現場・國際貿易進出口
進出口貿易管理系統真正難的，是客戶改量之後，後面每一張單都要跟著對上
我們在一家進出口貿易商的現場，做過從訂單、背對背採購、出貨單證到發票利潤與佣金結算的系統。這一頁不列功能，寫的是這一行外人不會知道的事，以及動工前該先弄清楚什麼。
這一行，外人不會知道的事
- 接單的那一刻，採購就已經開始。客戶的正式訂單確認後，業務通常要馬上向供應商下單。下單之後客戶才改量或改規格，採購端若沒有人接到消息，照舊的單子就會變成庫存，或是得額外處理取消。
- 一張發票的利潤不在售價上。售價常是外幣，進貨成本可能是台幣，運費、保險費與報關雜費又各自計價。出貨當下很少有人算得出這筆賺多少，往往要等月底結帳才看得到。
- 佣金跟著出貨數量走。代理商佣金多半以明細行計算。因短裝或溢裝改了數量，每一行都要重算。人工改很容易漏掉幾行，之後就成了對帳時的爭議。
- 每個買主與海關的單證格式都不同。商業發票、Packing List 的欄位，以及箱嘜的寫法，各買主各有要求。逐張用 Excel 謄寫，料號或件數打錯，貨物就可能卡在通關。
- 客戶索賠與退換，通常不改舊單。多半另開貸項通知單（Credit Note）沖帳，供應商端的扣款則用借項通知單（Debit Note）。這些單據要能追回原本的出貨。
動工之前，我們會先問的事
每一題的答案，都會改變系統該怎麼接。
- 你們的訂單大多是固定量，還是常改量？改量通常是客戶提出，還是公司內部調整？
- 一張發票通常有哪些幣別？運費、保險費與報關雜費，是每張單自己算，還是月底統一分攤？
- 佣金怎麼約定？是按售價比例、按件，還是按單價？出貨數量改了，佣金以誰的數字為準？
- 你們服務的買主與海關，各自要求哪些單證格式？箱嘜是誰設計，誰負責核對？
- 採購單開出去之後，客戶改量的消息現在是怎麼傳到採購的？
- 月底的利潤與佣金對帳，現在是誰在做、用什麼工具？
我們在這個現場做了什麼
做法的核心是一個判斷：訂單確認之後，採購、出貨、單證與佣金都從同一筆資料往下走，改了一處，其他地方看得到。
- 訂單到採購：訂單經覆核鎖定後，需要對外採購的明細可以拋轉成採購單，規格與數量從訂單帶過去，不必重新抄寫。
- 出貨前的利潤：Commercial Invoice 的售價、進貨成本與其他費用放在同一個畫面，外幣依匯率換算成台幣後，算出這張發票的毛利。
- 佣金重算：出貨明細的數量或單價一改，該行佣金就依設定的小數位規則重新計算，不必等月底再人工核對。
- 單證與折讓：Packing、Credit Note、Debit Note 各有對應作業，箱嘜由嘜頭編輯器設定，都從同一筆出貨資料產生。
如果你也在這一行，可以先想的事
- 先不要急著把所有單證格式都做進系統。常用的買主通常只有幾家，先做最常用的兩三種，其他的用既有範本，等真的需要再補。
- 先確定誰負責通知採購。改量的決定通常在業務，但採購要知道。消息怎麼傳、傳給誰，先定好。
- 佣金規則放在設定裡，不要寫死在程式裡。代理商的約定常會調整。
- 系統算出來的利潤，仍要會計看過。雜費怎麼分攤、匯率用哪一天，是公司的決定。
適合來談的人：進出口貿易商、三角貿易與品牌代理商、需要自行出口的製造商外銷部門，以及要替這類客戶建置系統、需要有人懂國貿流程的軟體公司。
常見問題
國貿 ERP 系統和一般 ERP 差在哪裡？
一般 ERP 多以庫存與應收應付為主，訂單、採購與出貨各自獨立。國際貿易還要處理多幣別報價、背對背採購、運費與保險等附加費用、佣金拆帳與多種單證格式。這些資料若沒有放在同一套系統裡，業務與會計就得在試算表之間來回搬資料。
背對背採購要怎麼跟客戶訂單連動？
訂單經過覆核鎖定後，需要對外採購的明細可以拋轉成採購單，規格與數量從訂單帶過去，不必重新抄寫。客戶之後改量，已開出的採購單要不要跟著調整，目前仍由人判斷，動工前要先問清楚改量的消息會傳到誰。
Commercial Invoice 的利潤怎麼算？
系統把發票上的售價、供應商進貨成本，以及其他費用放在同一個畫面。外幣依匯率換算成台幣後，出貨當下就能算出這張發票的毛利，業務與會計看的是同一組數字。
第一次導入國貿系統，應該從哪裡開始？
從最常出錯、或最耗時的一段開始，多半是佣金或月底對帳。先把主檔定清楚，包括客戶、品項、廠商，以及各買主的單證格式。等這一段穩了，再接訂單與採購，不必一次換掉所有做法。
這個案例實際用的技術：C# 與 .NET Framework 4.8、Windows Forms、DevExpress（表格與報表）、Microsoft SQL Server、ADO.NET 與 Dapper。技術跟著問題走，不是重點。